12 maart 2021

Hybride vergaderen

Vergaderen kan op veel manieren, zeker tegenwoordig. In de loop van vorig jaar is er een verschuiving geweest van vergaderen – op locatie – met alle deelnemers aan tafel naar voornamelijk online. Inmiddels is er een effectieve nieuwe manier van vergaderen ontstaan: hybride vergaderen, waarbij een aantal mensen op een vergaderlocatie aanwezig is en een aantal via Teams of Zoom aanschuift. Is deze vorm de nieuwe standaard of de opstap naar terugkeer naar het oude normaal?

Duurzaamheid

Een grote onderneming in het zuiden van het land had voor 2020 besloten het aantal vliegbewegingen met 30% terug te dringen. Het management zag in dat het wellicht een beetje belachelijk begon te worden om voor een vergadering van drie uur, zestien mensen uit acht landen over te laten vliegen naar Amerika. Het leek een flinke opgave maar men ging ervoor, om duurzaamheid echt een prominente plek te geven in het bedrijf. Wat bleek? Halverwege 2020 was dat de besparing op vliegreizen al 70% en voor de efficiëntie in het bedrijf had het geen gevolgen. Er werden nog steeds goede ideeën uitgewisseld, men begreep elkaar, vulde elkaar aan en dat alles in een fractie van de tijd die er voorheen voor stond.

To the point

Het positieve van dit coronatijdperk is, is dat we creatiever zijn geworden. Zo ook op het gebied van vergaderen. Wie had twee jaar geleden gedacht dat we even productief zouden zijn als we allemaal vanuit ons eigen huis werkten? Voor vergaderen gold dat je dat voornamelijk sámen in één ruimte deed. Een prima manier maar door de creativiteit die door corona is ontstaan, is een verschuiving te zien: hybride vergaderen, waarbij deelnemers aan de vergadering ervoor kunnen kiezen om naar de vergaderlocatie te komen of om vanuit huis in te loggen. Voor sommige bedrijven een tussenoplossing en een opstap naar de terugkeer naar het oude normaal, voor andere bedrijven de nieuwe standaard.

Toekomstbestendig

De meeste bedrijven zoeken naar een middenweg. Het blijft nu eenmaal fijn om op locatie te vergaderen, in een andere inspirerende omgeving, elkaar aan te kunnen kijken, contact te maken en samen te brainstormen. Daarom wordt steeds vaker gezocht naar een locatie die groot genoeg is om de onderlinge afstand van 1,5 meter te kunnen waarborgen, waar de mogelijkheid is om even lekker naar buiten te gaan of zelfs te kunnen overnachten. Bij die vergadermogelijkheden op locatie is altijd de mogelijkheid om online in te stromen. Zo kan het hybride vergaderen verder uitgebreid worden; je komt alleen als je er tijd voor hebt, gezond bent of denkt dat jouw aanwezigheid van belang is. Hybride vergaderen levert veel positieve bijeffecten op, zoals een gunstig effect op het milieu en een tijdsbesparing. Deze nieuwe manier van vergaderen werkt en is uitermate toekomstbestendig.